Prozess des Freiwilligenmanagements

Die Entscheidung
für eine systematische Zusammenarbeit mit Freiwilligen sollte auf jeden Fall mit allen Beteiligten getroffen und vom Vorstand bzw. von der Geschäftsführung mitgetragen werden. Nur so wird man mit der notwendigen Unterstützung rechnen können.
Dabei sollte ganz zu Anfang geklärt werden: Freiwillige und ihre Arbeit sind nicht kostenlos und völlig umsonst für die Organisation! Für den langfristigen Erfolg ist es unabdingbar, dass in die Freiwilligenarbeit investiert wird (z.B. Kosten für Organisation, Begleitung, Unterstützung; Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen, Anerkennung usw.).
Der Nutzen für die Organisation ist ein wesentlich höherer: „Jeder Euro für Engagement-Förderung erbringt eine Wertschöpfung von 6 bis 7 Euro“ (aus Sozialwirtschaft, 3/2009, S. 22, Studie "Hohe Wertschöpfung" von Walter Häcker u. Doris Knaier).
Das ist schon eine beeindruckende Zahl, aber selbstverständlich kann freiwillige Mitarbeit kein Ersatz für hauptamtliche Arbeit sein. Vielmehr geht es darum, zusätzliche Möglichkeiten der Teilhabe für Menschen mit Behinderung zu schaffen: Die Steigerung der Lebensqualität in der Freizeit, bei der Betreuung, Begleitung, Pflege und in vielen anderen alltäglichen Situationen steht im Vordergrund.

Ansprechpartner
Um das Freiwilligenmanagement systematisch umsetzen zu können, sollte eine Freiwilligenkoordinatorin bzw. ein Freiwilligenkoordinator benannt werden.
Aufgabe und Anforderung: Diese "Schaltstelle" sollte die Interessen und Wünsche aller beteiligten Personen, wie z.B. des Vorstands / der Geschäftsführung, der hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Freiwilligen und Nutzer, im Blick haben und koordinieren können. Dafür ist neben fachlicher Kompetenz auch ein großes Maß an Einfühlungsvermögen, Teamfähigkeit und Flexibilität nötig. Eine spezielle Qualifizierung ist daher angebracht.
Das Institut inForm bietet in regelmäßigen Abständen den Basiskurs "Freiwillige gibt´s nicht umsonst!" in Kooperation mit der
Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland (AfED) an. Schauen Sie z.B. dort oder bei der Akademie selbst nach solchen Fortbildungsmöglichkeiten.

Bedarf ermitteln
Für die systematische Ansprache von interessierten Bürgerinnen und Bürgern erstellen Sie eine Liste von Aufgaben und Tätigkeiten, die Freiwillige übernehmen könnten.
Die Ermittlung des Bedarfs an Freiwilligen sollte sich an folgenden Fragestellungen orientieren:

• Welche Bedürfnisse an zusätzlichen Angeboten haben die Nutzer?
• Für welche Aufgabenfelder können oder sollen Freiwillige eingesetzt werden?
• Wo können Freiwillige die hauptamtliche Arbeit unterstützen?
• Sollen neue Felder bzw. ergänzende Angebote entwickelt werden?

Aufgabenprofile erstellen
Hauptamtliche sollten bei der Erstellung von Aufgabenprofilen mit einbezogen werden.
Die Engagement-Angebote sollten möglichst konkret beschrieben werden und alle wichtigen Informationen enthalten:

• Genaue Tätigkeitsbeschreibung
• Zielsetzung (Aufgaben an Ziele knüpfen ist sinnvoll!)
• Gewünschte Qualifikation, besondere Kenntnisse, Fähigkeiten
• Benötigter Zeitaufwand
• Was bieten wir? (z.B. Einarbeitung/Anleitung, Fortbildung)

Beispiele für Stellenauschreibungen (pdf - 130 KB) aus dem kleinen Handbuch für die Freiwilligenarbeit in der Lebenshilfe (siehe Box rechts). Weitere Tipps finden Sie hier.

Anwerbung/Gewinnung
Es sollte möglichst gezielt für konkrete Tätigkeiten geworben werden. Dabei empfiehlt sich die persönliche Ansprache, der Auftritt z.B. auf Freiwilligen-Messen und an Freiwilligen-Tagen, die Suche über Stellenanzeigen, Flyer, Postkarten, Plakate, die örtlichen Freiwilligenagenturen sowie bei Internet-Freiwilligenbörsen. Besonders sei hier die sehr umfangreiche Freiwilligen-Datenbank von dieGesellschafter.de genannt, in die Sie Ihr Engagement-Gesuch eintragen lassen können. Interessierte können dort mithilfe von Postleitzahl und gewünschtem Tätigkeitsfeld nach passenden Engagement-Möglichkeiten suchen.

Im Kapitel Links gibt es weitere Hinweise auf entsprechende Webseiten mit Freiwilligen-Börsen/-Datenbanken.
Schauen Sie sich auch auf  "unserem" Messeplatz um. Bei uns können Sie ebenfalls gern Ihr Gesuch abgeben.

Kontaktaufnahme
Die Freiwilligenkoordinatorin und Engagement-Interessierter sollten zunächst ein persönliches Gespräch vereinbaren, um sich gegenseitig kennenzulernen und die Erwartungen und Bedürfnisse auszutauschen. Folgende Punkte sollte das Gespräch beinhalten:

Vorstellung

• der Person und der Funktion der Freiwilligenkoordination, 
• der Lebenshilfe und ihrer Grundwerte,
• der konkreten Einrichtung, in der das Engagement stattfinden soll - möglichst verbunden mit einem Rundgang,

Fragen nach

• nach der Motivation, den Interessen, Fähigkeiten, Erwartungen des potenzielle Freiwilligen und  
• nach dem zeitlichen Umfang, den er für sein Engagement einplant. 

Wenn beide "Parteien" ein Engagement für sinnvoll und wünschenswert halten (was nicht in jedem Fall so sein muss), sollte eine konkrete Vereinbarung getroffen werden. Ein schriftliches Beispiel hierfür gibt es unter dem Punkt Rahmenbedingungen (s.u.).

Rahmenbedingungen herstellen
Damit sich die Freiwilligen bei Ihnen gut aufgenommen fühlen, ist es wichtig, dass geeignete Rahmenbedingungen geschaffen werden.

Dazu gehören z.B.:

• Entwurf einer Freiwilligenvereinbarung (Beispiel)
• Versicherungsschutz für Freiwillige
• Fahrtkostenerstattung
• Einrichtung eines Arbeitsplatzes, z.B. Schreibtisch, PC (Zugriffsrechte klären), Telefon ...

Die Begleitung durch Hauptamtliche ist für die Freiwilligen wichtig. Eine sorgfältige Einarbeitung in die Tätigkeit, aber auch das Kennenlernen der (freiwilligen und hauptamtlichen) Kolleginnen und Kollegen, der organisatorischen Abläufe sowie der Räumlichkeiten sind für einen guten Start erforderlich.
Regelmäßige Gruppentreffen der Freiwilligen mit Hauptamtlichen bieten Möglichkeiten für Austausch, Kritik und Anregungen und fördern die Integration und Identifikation der Freiwilligen.

Die Anerkennung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Motivation der Freiwilligen. Sie müssen spüren, dass sie und ihr Engagement wichtig für die Einrichtungen sind. Nur dann werden sie sich auch längerfristig an die Organisation binden.
Neben der direkten, meist unmittelbaren Anerkennung durch die Nutzer des freiwilligen Engagements ist es auch elementar wichtig, dass Hauptamtliche und Leitungen den Einsatz der Freiwilligen immer wieder angemessen würdigen und DANKE sagen.

Entsprechende Beispiele und Geschenkvorschläge finden Sie in unserem Service-Teil  Anerkennung 

Auch die Fortbildung kann eine Form der Anerkennung und Wertschätzung darstellen: Ermöglichen Sie Ihren Freiwilligen die Teilnahme an einer besonderen Qualifizierung, beispielsweise einem EDV-Kurs.

Je nach Tätigkeitsfeld ist u.U. die Vermittlung von Grundlagen und Fachwissen nötig.

Weitere gute Hinweise zum Thema Freiwilligenmanagement finden Sie auch im
Handbuch für die Freiwilligenarbeit in der Lebenshilfe
und auf der Internetseite Wegweiser-Bürgergesellschaft.


Und noch zwei Literatur-Tipps:

Das Buch Freiwilligen-Management greift in drei Teilen das Thema Ehrenamt und Freiwilligenarbeit auf und gibt den an der praktischen Umsetzung interessierten Lesern konkrete Handlungsempfehlungen für ein gutes Management des freiwilligen Engagements.
Autoren: Carola Reifenhäuser, Sarah G. Hoffmann, Thomas Kegel
Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland (fjs. e.V.) / volunteer consult.
Bestellmöglichkeit und weitere Infos hier

Die Friedrich-Ebert-Stiftung hat eine Broschüre Freiwilligen-Engagement professionell gestalten veröffentlicht. Es soll Hilfestellung geben, wie sich gemeinnützige Organisationen mit professionellem Freiwilligen-Management erfolgreich auf die veränderten Rahmenbedingungen für freiwilliges Engagement einstellen und so Freiwillige für eine erfolgreiche Zusammenarbeit  gewinnen können. Hier können Sie sich die Broschüre herunterladen.